ძებნა

“To-Do” სია http://myprofession.gov.ge/sites/default/files/files/3_1.jpgხშირად გრძნობთ, რომ უამრავი საქმე გაქვთ გასაკეთებელი და ვერ ასწრებთ სამუშაოს შესრულებად დადგენილ ვადებში? ხშირად გავიწყდებათ მნიშვნელოვანი საქმეების შესრულება და ხშირია შემთხვევები, როდა სხვა ადამიანები გახენსებენ, რომ სამუშაო გაქვთ დასასრულებელი? ყველაფერი ეს იმის მანიშნებელია, რომ უნდა გამოიყენოთ დროის მენეჯმენტისა და ორგანიზებულობის რომელიმე მეთოდი, ხოლო მსგავსი შემთხვევებისთვის საუკეთესო გამოსავალია შესასრულებელი დავალებების სიის, იგივე To-do სიის მეთოდის გამოყენება. მოცემული მეთოდი საშუალებას გაძლევთ პრიორიტეტების მიხედვით დაალაგოთ ყველა ის დავალება, რომლის შესრულებაც საჭიროა. ჩამონათვალში შეგიძლიათ შეიყვანოთ ყველა შესასრულებელი დავალება თუ აქტივობა, დაალაგოთ ისინი პრიორიტეტების მიხედვით - სიის სათავეში ყველაზე მნიშვნელოვანი დავალება/აქტივობა, ხოლო სიის ბოლოში ისეთი დავალება ან აქტივობა, რომლის შესრულება ყველაზე ნაკლებმნიშვნელოვანია. სიას გამოყენების შემთხვევაში ერთ სივრცეში ჩამოწერილი გაქვთ ყველა ის აქტივობა/დავალება, რომელიც უნდა შეასრულოთ და რაც საშუალებად გაძლევთ დამღლელი დღის განმავლობაში არ გამოგრჩებათ არც ერთი მნიშვნელოვანი სამუშაოს შესრულება. დავალებების პრიორიტეტების განსაზღვრის საშუალებით, შეგიძლიათ განსაზღვროთ კონკრეტული დავალების შემდეგ რომელ დავალებას შეასრულებთ, რომელ დავალებას დაუთმობთ განსაკუთრებულ ყურადღებას და რომელი დავალებების/აქტივობების გადადებას შეძლებთ სხვა დროისთვის. To-Do სიის გამოყენება ეფექტურია იმ დროს, როდესაც თქვენ მუდმივად განიცდით სამუშაოთი გადატვირთვას და როლურ განუსაზღვრელობას. თუკი ვერ გამოიყენებთ მოცემულ მეთოდს ეფექტურად. ამ მეთოდს წარმატებით გამოიყენების შემთხვევაში გამოჩნდებით მეტად ორგანიზებული და სანდო ადამიანი, შეამცირებთ სტრესს და საშუალება მოგეცემათ მინიმუმამდე დაიყვანოთ ისეთი შემთხვევები, როდესაც დღის განმავლობაში გავიწყდებათ რაიმე მნიშვნელოვანი სამუშაოს შესრულება. პრიორიტეტების განსაზღვა საშუალებას იძლება საკუთარი დრო და ენერგია დაახარჯოთ უფრო ღირებულ აქტივობებზე, რაც ჯგუფში უფრო პროდუქტიულს და ღირებულს წარმოგაჩნეთ. To-Do სიის მომზადება დასაწყისისთვის ჩამოტვირთეთ To-Do სიის ფორმა და მიჰყევით რეკომენდირებულ ეტაპებს: საფეხური 1: ჩამოწერეთ ყველა ის დავალება, რომელთა შესრულებაც საჭიროა. თუ საქმე გაქვს დიდ, კომპლექსურ დავალებებთან, დაყავით ისინი ნაწილებად. გახსოვდეთ, რომ იდეალურ შემთხვევაში უმჯობესი იქნება თუ თითოეული დავალების შესასრულებლად საჭირო იქნება 1-2 საათი. P.S. შესაძლებელია შექმნათ რამდენიმე განსხვავებული ჩამონათვალი სხვადასხვა სახის აქტივობებისთვის. მაგალითად შესაძლებელია შექმნათ პირადი, სწავლასთან დაკავშირებული და სამუშაოსთან დაკავშირებული დავალებების ჩამონათვალი ცალ-ცალკე. სცადეთ სხვა მეთოდებით და გამოიყენეთ ის მეთოდი, რომელიც საუკეთესოდ ერგება თქვენ სიტუაციას. საფეხური 2: დაიწყეთ ჩამოწერილი აქტივობებისა თუ დავალებებისთვის პრიორიტეტების მინიჭებდა, სადაც A ნიშნავს, რომ დავალება/აქტივობა არის ძალიან მნიშვნელოვანი და გადაუდებელი, ხოლო F - დავალება/აქტივობა არ არის ძალიან მნიშვნელოვანი და არ საჭიროებს დაუყოვნებლივ შესრულებას. თუ ბევრ დავალებას მიანიჭეთ მაღალი პრიორიტეტები, ხელახლა გადახედეთ ჩამონათვალს და შეეცადეთ ჩამოაქცეითოთ რამდენიმე დავალების პრიორიტეტულობა. როდესაც დაასრულებთ, ხელახლა ჩამოწერეთ ყველა დავალება პრიორიტეტების მიხედვით. სიის სათავეში განათავსეთ ყველაზე პრიორიტეტბული დავალება/აქტივობა, ხოლო სიის ბოლოში ყველაზე ნაკლებმნიშვნელოვანი დავალება/აქტივობა. გამოიყენეთ თქვენი To-Do სია http://myprofession.gov.ge/sites/default/files/files/Time-management-skills.jpgროგორ გამოვიყენოთ სია რეალურ სიტუაციაში? ჩახედეთ სიას და დაიწყეთ იმ დავალებების/აქტივობების შესრულება, რომლებსაც მიანიჭეთ უმაღლესი კატეგორია A (ყველაზე მეტად მნიშვნელოვანი), შემდეგ გადადით კატეგორია B-ზე, შემდეგ C-ზე და ასე შემდეგ. თითოეული დავალების შესრულება აღნიშნეთ სიაში და გადადით შემდეგ ყველაზე მეტად პრიორიტეტულ კატეგორიაზე. როგორ სიას შექმნით და როგორ გამოიყენებთ მას, დამოკიდებულია თქვენ სიტუაციაზე, სამუშაოზე და სფეროზე, სადაც მუშაობთ. მაგალითად, იმ შემთხვევაში თუ მუშაობთ გაყიდვების სფეროში, უმჯობია თუ შექმნით მოკლე სიას თითოეული სამუშაო დღისთვის და ეცდებით დასახული მიზნების შესრულებას. მაგრამ იმ შემთხვევაში, თუ თქვენ ხართ ხელმძღვანლის როლში, თქვენ წინაშე არის მსხვილი დავალებები ან დავალებების შესრულება დამოკიდებულია სხვა ადამიანებზეც, მაშინ უმჯობესია თუ სიას მოარგებთ გრძელვადიან აქტივობებზე, რომელთან შესრულებაც გადანაწილდება სხვადასხვა დღეზე. ადამიანთა უმრავლესობა, რომელიც ამ მეთოდს იყენებს, ამბობს რომ მისი გამოყენება ძალიან ადვილია და ყოველი სამუშაო დღის შემდეგ მომავალი დღის დაგეგმვას მიაქვს სულ რაღაც 10 წუთი. P.S.: როდესაც დაასრულებთ დავალებებისთვის პრიორიტეტების მინიჭებას, დარწმუნდით რომ ერთმანეთისგან განასხვავეთ სასწრაფო და მნიშვნელოვანი დავალაბები. მეტი ინფორმაციისთვის იხილეთ სტატია გადაუდებელი/მნიშვნელოვანი პრინციპი. გამოიყენეთ კომპიუტერული პროგრამები http://myprofession.gov.ge/sites/default/files/files/20150414005547-cloud-time-management-tech.jpgმაშინ როცა ფურცლის სიის გამოყენება ძალიან ადვილია, კომპიუტერულ პროგრამაზე მორგებული მეთოდი შეიძლება უფრო ეფექტური იყოს გამოსაყენებლად. ასეთი პროგრამები თავად გახსენებთ ღონისძიებებს ან დავალებებს, რომელთა შესრულებაც დაგავიწყდათ, ისინი შეიძლება სინქრონიზირებული იყოს თქვენ ტელეფონთან ან ელექტრონულ ფოსტასთან. ამასთანავე, ასეთი პროგრამები საშუალებას გაძლევთ სხვადასხვა აქტივობა თუ ინფორმაცია გაუზიაროთ სხვებს, რაც მოსახერხებელია თუ ჯგუფურ პროექტებზე მუშაობა გიწევთ. დღეისათვის დროის მენეჯმენტის ბევრი პროგრამაა ხელმისაწვდომი. სიის მართვისას ყველაზე მარტივად შეგიძლიათ გამოიყენოთ MSWord ან MSExcel, ასევე Microsoft Outlook-ის სხვადასხვა ვერსია ან ელექტრონული ფოსტის ისეთი სერვისები, როგორიცაა მაგალითად Gmail. Remember the Milk დროის მენეჯმენტის კიდევ ერთი პოპულარული პროგრამაა, რომელიც შეგიძლიათ ჩატვირთოთ თქვენ მობილურ ტელეფორში. ამ პროგრამის საშუალებით შეგიძლიათ ნახოთ რუქაზე სად არის ის დავალება, რომელსაც ამჟამად ასრულებთ. სხვა მსგავსი სერვისებია Todoist და Toodledo. დროის მართვისთვის კომპიუტერული პროგრამების გამოყენების მთავარი უპირატესობა არის ის, რომ თქვენ ადვილად და სწრაფად შეძლებთ დავალებების სიიის განახლებას. მაგალითად, იმის სანაცვლოდ, რომ სია ყოველდღე ხელახლა გადაწეროთ, პროგრამა საშუალებას გაძლევთ სწრაფად და მარტივად გადაადგილოთ და პრიორიტეტები მიანიჭოთ დავალებებს. To-Do სიას მაგალითები To-Do სია გეხმარება გადაწყვეტილებების მიღებასა და პრიორიტეტების განსაზღვრაში, მაშინ როცა შესასრულებელი სამუშაო ბევრია ან სამუშაოს შესრულება დამოკიდებულია ერთდროულად რამდენიმე ადამიანზე. მაგალითად, წარმოიდგინეთ რომ თქვენ ხართ ჯგუფის ხელმძღვანელი და მუშაობთ ჯგუფურ პროექტზე. შესასრულებელია ბევრი სამუშაო და სამუშაოების შესრულებაში ჩართულია ბევრი ადამიანი. http://myprofession.gov.ge/sites/default/files/files/time-management-tips-clock-3_0.jpgასეთ შემთხვევაში სიის სტრუქტურა შეცვალეთ დავალებებიდან გუნდის წევრებზე, ჩამოწერეთ თითოეული წევრის მიერ შესასრულებელი დავალებები და შესრულების ვადები. მას შემდეგ, რაც ყოველდღიურად შექმნით სიას პირადად თქვენთვის, შექმენით სია გუნდის წევრებისთვისაც, რათა უკეთ შეძლოთ იმის დანახვა, თუ ვინ რას აკეთებს ისინი და მუშაობს თუ არა ერთ საქმეზე ერთდროულად რამდენიმე ადამიანი. ან, წარმოდიგინეთ რომ ხართ გაყიდვების კონსულტანტი და წინ გიდევთ იმ ადამიანების უზარმაზარი სია, რომლებსაც უნდა გაესაუბროთ. თქვენ უნდა ჩამოწეროთ ყველა ის ადამიანი, რომლებთან დარეკვაც მოგიწევთ და ყველა კლიენტი, რომელსაც უნდა შეხვდეთ, ხოლო ამის შემდეგ დაიწყოთ მათთვის პრიორიტეტების განსაზღვრა. მაგალითად, იცით რომ ერთ კლიენტი ძალიან დაინტერესებულია თქვენი პროდუქტით და აუცილებლად იყიდის მას; ამ ადამიანს უნდა მიანიჭოთ A პრიორიტეტი, რამეთუ ის მოგიტანთ მოგებას. შემდეგ პრიორიტეტულ კატეგორიაში განათავსებთ იმ კლიენტებს, რომლებსაც ჯერ არ აქვთ გადაწყვეტილი შეიძნენ თუ არა თქვენ პროდუქციას. შეიძლება მოგეპოვებათ კლიენტი, რომელსაც მართალია ჯერ არ დაკავშირებიხართ, თუმცა იცით რომ მისი მოზიდვით ბევრს მოიგებთ, ამიტომ შეეცადეთ ეს ადამიანი C კატეგორიაში განათავსოთ და ა.შ. http://myprofession.gov.ge/599aaded-a24c-4639-8b22-f76526010145.ico ჩამოტვირთეთ To-Do სიის სამუშაო დოკუმენტი